SURAT
1.
Pengertian
Surat adalah
komunikasi tertulis yang paling tidak melibatkan dua pihak, yaitu pihak
pengirim dan pihak penerima surat. Oleh karena itu bisa dikatakan bahwa surat
merupakan wakil bagi seseorang dalam berkomunikasi.
2.
Fungsi Surat
Ø Sebagai utusan si pengirim
Ø Sebagai bukti tertulis
Ø Sebagai alat pengingat
Ø Sebagai jaminan keamanan
3.
Jenis Surat
a) Berdasarkan
kepentingan si pengirim
Ø
Surat
pribadi
Ø
Surat
dinas
Ø
Surat
niaga
b) Berdasarkan
tujuan
Ø
Surat
lamaran
Ø
Surat
panggilan
Ø
Surat
undangan
Ø
Surat
keterangan
4.
Kriteria surat yang efektif dan
efisien
Ø
Surat
hendaknya ditulis dalam bentuk dan isi yang menarik.
Ø
Surat
disusun sederhana, singkat, padat dan jelas isinya.
Ø Surat hendaknya mengandung
unsur so-pan.
5.
Bagian-bagian surat
1) Kepala surat 9)
Paragraf isi
2)
Tanggal
surat 10) Paragraf penutup
3)
Nomor
surat 11) Salam penutup
4)
Lampiran 12) Tanda tangan
5)
Hal
surat 13) Nama jelas
6)
Alamat
tujuan 14) Nama jabatan
7)
Salam
pembuka 15) Tembusan
8)
Paragraf
pembuka 16) Inisial
Secara berturut-turut bagian-bagian
surat ini akan dibahas secara rinci, sebagai berikut:
1.
Kepala surat
Biasa disebut kop surat. Di dalamnya terdapat:
(a)
Nama
instansi
(b)
Alamat
lengkap
(c)
Nomor
telepon
(d)
Kotak
pos
(e)
Kode
pos
(f)
Alamat
kawat (jaringan)/email/website,dll.
(g)
Lambang
atau logo instansi
q Fungsinya untuk
menginformasikan dan mempromosikan identitas pengirim pada pe-nerima surat.
q Cara
penulisan:
Ø
Lambang
atau logo di sebelah paling kiri.
Ø
Nama
instansi atau departemen pada baris pertama, nama unit organisasi atau
depar-temen di baris kedua.
Ø
Penulisan
secara keseluruhan dengan lengkap.
2.
Tanggal surat
q Fungsinya untuk memberitahukan pihak
pe-nerima tentang waktu penulisan surat.
q Cara
penulisan
tidak dengan kata, tidak di-singkat, sebaiknya dengan angka dan tidak perlu
didahului nama kota.
q Contoh:
10 April 1999
3.
Nomor surat
Diperlukan
khususnya untuk surat-surat di-nas.
q Fungsi:
Ø
Alat
petunjuk bagi petugas filling.
Ø
Alat
untuk mengetahui unit asal surat .
Ø
Alat
pengukur kegiatan instansi yang ber-kaitan dengan surat-menyurat pada peri-ode
tertentu.
Ø
Alat
referensi.
q Cara
penulisan kata
” nomor” boleh ditulis lengkap atau
ditulis singkat “no.” dan diikuti
tanda penyingkat dahulu sebelum titik dua. Tanda garis miring tidak di dahului
ataupun diikuti spasi. Angka tahun sebaiknya ditulis lengkap tanpa diikuti
tanda baca apapun.
q Contoh:
Nomor: 289/F8/XI/1998
No.: 289/F8/XI/1998
4.
Lampiran
Kata lampiran ditulis diantara
nomor surat dan hal surat, di pojok kiri atas.
q Fungsinya
untuk
memberitahukan penerima tentang sesuatu yang dilampirkan bersama surat itu.
q Cara
penulisan kata
“lampiran” ditulis leng-kap atau
ditulis singkat “lamp”. sementara
sesuatu yang dilampirkan ditulis setelah titik dua dan diberi jarak satu spasi.
Huruf awal kata “Lampiran” atau “Lamp.” adalah huruf kapital dan di
akhirnya tanpa tanda baca apapun. Penulisan bilangan jumlah barang yang
dilampirkan dapat dengan huruf jika hanya satu atau dua kata. Jika lebih dari
dua kata, ditulis dengan angka.
q Contoh: Tepat Lamp: Satu berkas Tidak tepat Lamp: 1(satu) berkas
(Kata lampiran tidak perlu disertakan jika surat tersebut tidak
menyertakan sesuatu yang dilam-pirkan).
5.
Hal surat
Ditulis
di pojok kiri atas dibawah kata lam-piran.
q Fungsi: untuk memberitahukan kepada
pene-rima surat tentang masalah pokok yang ditu-lis di dalam surat itu.
q Cara
penulisan:
biasa disingkat “Hal” atau memakai kata “Perihal” dengan huruf awal huruf kapital
dan setelah itu diikuti tanda titik dua. Pengisi hal surat ditulis dengan jarak
sa-tu spasi dari titik dua dan diawali huruf kapi-tal. Pengisi hal surat harus
lengkap dan efek-tif, tidak panjang juga tanpa embel-embel ga-ris bawah, huruf
miring atau pemakaian hu-ruf kapital semua.
q Contoh: Hal: Lamaran pekerjaan
6.
Alamat yang dituju
q Fungsi: sebagai petunjuk langsung
tentang pihak yang harus menerima surat.
q Ketentuan
menulis:
(a)
Alamat
ditulis di dalam surat pada po-jok kiri atas, diantara hal surat dan sa-lam
pembuka.
(b)
Penulisan
alamat cukup diawali “Yth.” tanpa “kepada”.
(c)
Gelar
atau pangkat tidak perlu dican-tumkan di depan nama bila memakai nama sapaan
dan sebaliknya.
(d)
Bagian-bagian
surat yang lain seperti nama jalan, gang, nomor, kota, dan se-bagainya huruf
awalnya memakai hu-ruf kapital. Kata “Jalan”
sebaiknya ja-ngan disingkat “Jl.” atau
“Jln.”. Unsur-unsur alamat jika dalam
penulisan disu-sun ke bawah, pada bagian akhir alamat tidak di beri tanda baca
apapun.
(e)
Penerima
surat harus jelas. Kalau ke-pada sebuah instansi dan tidak diketahui nama orang
si penerima surat, cukup di-tulis jabatannya.
o
Contoh:
Yth.Kepala Bagian Sirkulasi
Penerbit Gramedia Pustaka Utama
Jalan
Palmerah Barat No. 22-24
Jakarta Pusat
7.
Salam pembuka
q Fungsi: sebagai tanda hormat si
pengirim kepada penerima surat yang beradab dan sopan.
q Cara
penulisan: di
sebelah kiri sejajar de-ngan margin tepi kiri. Huruf awal dengan huruf kapital
dan diakhiri tanda koma.
q Contoh: Dengan hormat,
8.
Paragraf pembuka
q Fungsi: untuk menghubungkan pikiran
pem-baca dengan pokok masalah yang disam-paikan dan juga untuk menarik
perhatian pembaca.
Kalimat
paragaf pembuka disesuaikan de-ngan jenis surat.
9.
Paragraf isi
q Fungsi: sebagai pengungkapan penulis
ter-hadap pokok permasalahan yang dihadapi.
Paragraf isi
sebaiknya mengungkapkan satu masalah saja. Jika lebih, maka hendaknya dibuat
dengan paragraf tersendiri. Paragraf isi harus me-narik, jelas dan tidak
membosankan.
10.
Paragraf penutup
q Fungsi: untuk menyatakan bahwa
pembica-raan telah selesai.
Kalimat
paragraf penutup disesuaikan dengan jenis surat.
11.
Salam penutup
q Fungsi: sebagai tanda hormat penulis
kepada penerima surat setelah selesai berkomuni-kasi.
q Contoh: Hormat
saya,
Wassalaam,
12.
Tanda tangan
Sebagai
pelengkap surat resmi yang bersifat wajib dan menunjukkan penanggung jawab isi
surat. Posisi tanda tangan yanitu diantara salam penutup dan nama jelas atau
pojok kanan bawah.
13.
Nama jelas, jabatan, NIP.
Ditulis dengan jelas di bawah
tanda tangan, sejajar di bawah salam penutup. Huruf awal ha-rus kapital dan
tidak diapit tanda kurung. Di ba-wah nama jelas juga dicantumkan jabatan
seba-gai identitas. Jika NIP. dicantumkan, maka nama jabatan ditulis di bawah
salam penutup dan NIP-nya di bawah nama jelas.
Ø
Pengunaan singkatan a.n. dan
u.b. ( atas nama dan untuk beliau )
ü
Singkatan
a.n (dengan huruf kecil dan tanda
titik) digunakan jika penanda ta-ngan surat dilakukan oleh pejabat seting-kat
di bawah pimpinan instansi yang ber-sangkutan. Tanggung jawab isi surat ada
pada penanda tangan surat. Namun dari segi hukum sama saja.
ü
Penulisan
a.n. (bukan a/n) dicantum de-ngan
nama pejabat yang memberikan we-wenang.
ü
Singkatan
u.b. digunakan jika penan-datanganan
surat itu dilakukan oleh peja-bat suatu instansi yang kedudukannya dua tingkat
atau lebih di bawah atau juga digunakan jika pejabat yang dilimpahi wewenang
itu kepada pejabat lain di ba-wahnya. Tanggung jawag isi surat tetap pada
pemberi wewenang bukan penanda tangan. Singkatan u.b. dicantumkan di bawah nama
jabatan orang yang membe-rikan wewenang tersebut.
14.
Tembusan
q Fungsi: untuk memberitahu kepada
pene-rima surat bahwa surat itu juga dikirimkan kepada pihak lain yang dianggap
perlu.
Tembusan ditulis jika memang
ada, jika ti-dak ada tidak perlu. Penulisan tembusan dican-tumkan di sebelah
kiri bawah sejajar margin kiri. Kata “Tembusan”
diawali dengan huruf kapital, diikuti tanda titik dua tanpa digarisbawahi.
Jika
pihak yang diberi tembusan lebih dari satu, nama-nama pihak itu diberi nomor
urut bu-kan tanda hubung (-). Jika hanya satu tidak perlu memakai nomor urut.
Tidak perlu ungkapan Yth., Kepada Yth., kata arsip juga tidak perlu ka-rena
setiap surat pasti harus dilengkapi arsip.
o
Contoh:
Tembusan:
1.
Kepala
SMU Insan Cendekia.
2.
Kepala
Deputi Bidang Pendidikan STEP BPPT.
15.
Inisial
Disebut
juga sandi yatu tanda atau kode pengenal yang berupa singkatan. Hal ini
berman-faat untuk mengetahui nama orang yang mengonsep surat dan mengetik surat
sehingga ji-ka terjadi kesalahan mudah untuk mengeceknya.
q Penulisannya
pada bagian
paling bawah di sebelah kiri, di bawah tenbusan jika ada.
q Contoh: AS\BK
Keterangan: AS adalah nama pengonsep
BK adalah nama pengetik
Tidak ada komentar:
Posting Komentar